دفتر کار مجازی چیست و چه مزایایی دارد؟

امروزه با پیشرفت سریع تکنولوژی، نیاز سازمان‌ها به حضور فیزیکی در یک مکان مشخص کاهش یافته است و بخش بزرگی از کسب و کارهای کوچک و استارتاپ‌ها از دفتر کار مجازی برای پیشبرد اهداف خود استفاده می‌کنند.

کد خبر: ۸۳۱۴۹۴

يکشنبه - ۱۱ اسفند ۱۳۹۸ / March 01, 2020

امروزه با پیشرفت سریع تکنولوژی، نیاز سازمان‌ها به حضور فیزیکی در یک مکان مشخص کاهش یافته است و بخش بزرگی از کسب و کارهای کوچک و استارتاپ‌ها از دفتر کار مجازی برای پیشبرد اهداف خود استفاده می‌کنند. تمایل شرکت‌ها به استخدام نیروهای فریلنس و دورکار نیز روز به روز در حال افزایش است و شرکت‌ها به منظور کاهش هزینه و انعطاف پذیری بیشتر از گذشته به این سمت حرکت کرده‌اند. درهمین راستا با توجه به اهمیت و روند رو به رشد دفاتر کار مجازی در کشور در این مقاله قصد داریم به معرفی مفهوم دفتر کار مجازی بپردازیم و مزایای استفاده از آن را بیان کنیم.

دفتر کار مجازی یک سرویس است که به کسب و کارها این امکان را می‌دهد تا بدون نیاز به یک مکان بتوانند کارهای خود را انجام دهند. دفتر کار مجازی بیشتر برای کسب و کارهای کوچک و استارتاپ‌ها که سرمایه کمی دارند، مناسب است. همچنین فریلنسرها و افرادی که به صوت دورکار فعالیت می‌کنند، می‌توانند با استفاده از این سرویس با نام شرکت خود در منزل یا هر مکان دیگری کار کنند. البته دفتر کار مجازی برای شرکت‌های بزرگی که از تعداد زیادی فریلنسر برای فعالیت‌های خود استفاده می‌کنند نیز انتخاب مناسب و مقرون به صرفه‌ای است.

دفاتر کار مجازی امکاناتی نظیر آدرس پستی، شماره تلفن، مرکز تماس، کنفرانس ویدیویی، ایمیل سازمانی و غیره را در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد. در صورت برقراری ارتباط با این شماره‌ها، تماس‌ها به صورت خودکار با تیم منشی مجازی این  سرویس و با نام آن شرکت پاسخ داده می‌شود.

این سرویس در واقع به کسب و کار شما به عنوان یک فریلنسر یا شرکت تازه تاسیس اعتبار می‌بخشد و با هزینه کمی می‌توانید مشتریان را به کسب و کار خود جذب کنید و با پرداخت اشتراک ماهیانه می‌توانید از دفتر کار مجازی و امکاناتی که شرکت‌های سرویس‌دهنده برای شما فراهم کرده است، استفاده کنید.

مزایای استفاده از دفتر کار مجازی

همانطور که گفتیم، دفتر کار مجازی مزایای زیادی برای شرکت‌ها به خصوص استارتاپ‌ها دارد و روز به روز به محبوبیت آن افزوده می‌شود. در ادامه تعدادی از مزایای این سرویس را معرفی می‌کنیم:

اعتباربخشی به کسب و کار

یکی از مهم‌ترین مزایای استفاده از این سرویس، اعتباردهی به شرکت‌های کوچک است. این سرویس نام شرکت شما را در لیست شرکت‌های معتبر قرار می‌دهد و آدرسی را به عنوان مکان شرکت شما ثبت می‌کند. به این وسیله افراد به کسب و کار شما اعتماد بیشتری خواهند داشت و آدرس واقعی شما نمایش داده نمی‌شود.

همچنین با استفاده از سرویس تلفن ثابت ابری (cloud) ارائه شده در دفتر کار مجازی، هیچ تماسی را از دست نخواهید داد. با ضبط و ذخیره تماس‌ها توسط این سرویس و همچنین قابلیت استفاده از منشی مجازی، پاسخگویی شما به مشتریان با دقت و نظارت انجام می‌شود و اعتماد کاربران به کسب و کار شما افزایش می‌یابد.

کاهش هزینه‌ها

همانطور که می‌دانید، راه‌اندازی یک شرکت امری بسیار دشوار و پرهزینه است. هزینه‌هایی مانند اجاره ملک، خرید تجهیزات، استخدام نیرو، بیمه، مزایا و سایر موارد از نیازهای اولیه برای راه‌اندازی یک شرکت کوچک است. با استفاده از سرویس دفتر کار مجازی و به‌کارگیری نیروهای فریلنس، این هزینه‌ها حذف می‌شود و تنها لازم است مبلغی را برای اشتراک سرویس دفتر کار مجازی پرداخت کنید.

هزینه‌های دیگری مانند هزینه بنزین، کرایه تاکسی و وسایل نقلیه عمومی، غذا و سایر نیازها نیز به طور چشمگیری برای کارمندان کاهش می‌یابد. به عبارت دیگر،‌ به‌کارگیری سرویس دفتر کار مجازی هم برای صاحب‌کار و هم برای کارمند مقرون به صرفه است.

افزایش تعداد افراد مشغول به کار

وقتی به محیط فیزیکی نیازی نباشد و هر فردی قادر باشد از هر جایی وظایف خود را انجام دهد، دیگر مشکل کمبود جا و امکانات مطرح نیست. در نتیجه آن شرکت می‌تواند افراد دیگری را استخدام کند تا به طور دورکاری در هر جایی که هستند با آن‌ها همکاری کنند.

این مورد مزیتی برای صاحب کسب و کار و همچنین کارمندان به حساب می‌آید. شرکت می‌تواند با به کارگیری کارمندان بیشتر، بازدهی بهتری کسب کند و از طرف دیگر افراد بیشتری استخدام می‌شوند و به نوعی اشتغال‌زایی صورت می‌گیرد.

مدیریت کامل تماس‌ها و ارتباط بهتر با مشتریان

سرویس دفتر کار مجازی یک تلفن ثابت سازمانی ابری به هر شرکتی اختصاص می‌دهد که قابل انتقال بوده و می‌توان داخلی‌های متعددی را برای هر فرد در هر نقطه‌ای تعریف کرد. در نتیجه کارمندان در هر مکانی که باشند می‌توانند به تماس‌ها پاسخ دهند و ارتباط خود را با مشتریان به درستی حفظ کنند.

این سرویس تلفن ثابت سازمانی ابری مستقل از اندازه سازمان، به مدیران این امکان را می‌دهد تا با افزایش و کاهش تعداد کارمندان خود، بدون هیچ مشکلی تعداد داخلی‌های کسب و کار خود را تغییر دهند. همچنین نیازی به صرف هزینه برای سرورهای گران‌قیمت نیست و تمامی این تجهیزات از سمت شرکت ارائه دهنده خدمات، تامین و نگهداری می‌شود.

رسپینا به عنوان اولین اپراتور ارائه دهنده سرویس تلفن ابری (cloud)، محصول خود با نام نکسفون پرو را به بازار عرضه کرده است. با استفاده از آن می‌توانید باپرداخت هزینه‌ مقرون به صرفه‌ای از تمامی امکانات و خدمات یک تلفن ثابت سازمانی بهره‌مند شوید و در دفتر کار مجازی خود از این سرویس استفاده کنید. این سرویس امکان دسترسی به تلفن سازمانی را در هر نقطه‌ای از کشور از طریق اپلیکیشن و پنل وب نکسفون فراهم می‌آورد. برای اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره رایگان می‌توانید این فرم را تکمیل فرمایید.