روند صدور احکام بازنشستگان؛ از بایگانی‌های نمور تا سیستمی شدن احکام

صدور حکم بازنشستگی، برقراری و تأمین حقوق بازنشسته را باید از مهم‌ترین و اساسی‌ترین وظایف صندوق بازنشستگی دانست. از سویی دیگر طی دهه‌های گذشته و در چارچوب مأموریت‌های صندوق بازنشستگی کشوری، یکی از مهم‌ترین سیاست‌های این صندوق، «تسریع و تسهیل فرایند صدور احکام» افراد تحت پوشش بوده است.

کد خبر: ۸۷۴۳۷۴

سه‌شنبه - ۱۸ شهريور ۱۳۹۹ / September 08, 2020

به گزارش گروه اجتماعی خبرگزاری دانشجو، نظر به اهمیت این موضوع، ثبت و مستندسازی تجربه‌های موجود در حوزه صدور احکام بازنشستگی در دستور کار موسسه راهبرد‌های بازنشستگی صبا (نهاد پژوهشی صندوق بازنشستگی کشوری) قرار گرفت تا از این رهگذر، امکان بازخوانی و کسب «تجربه مدیریتی» از این تصمیم فراهم آید. مجموعه این تجارب، در قالب کتابی با عنوان «تسهیل صدور حکم بازنشستگی؛ مستندسازی یک تجربه»، منتشر شده است.

مسعود کسرایی‌نژاد نویسنده این کتاب می‌گوید: حکم بازنشستگی در واقع برگه‌ای است که به پاس چندین سال خدمات سازمانی فرد به او تقدیم می‌شود. شاید اینطور به نظر برسد که این حکم تنها برگه کاغذی است که اطلاعاتی نظیر کد ملی و نام فرد را با خود دارد؛ اما از نگاه شخص بازنشسته، حرف به حرف این حکم یادآور هزاران خاطره تلخ و شیرین از یک عمر کار و تلاش است. نگاهی که با لبخندی تلخ یا شیرین همراه است و گاهی ممکن است به افسوس سال‌های دوری که دیگر باز نمی‌گردند، آهی از دل برآورد.

کسرایی‌نژاد با اشاره به اینکه صدور حکم بازنشستگی، برقراری و تأمین حقوق بازنشسته را باید از مهم‌ترین و اساسی‌ترین وظایف صندوق بازنشستگی دانست، تاریخ نظام صدور احکام و برقراری در صندوق بازنشستگی کشوری را به چهار دوره تقسیم کرد و توضیح داد:

نخست «دوران پیش از سازمان» که انجام امور در اداره‌کل بازنشستگی یا «اداره تقاعد» پیگیری می‌شد. در این دوران، پرونده اشتغال و بازنشستگی افراد هر دو در یک سازمان بوده و در زمان بازنشستگی پس از ارسال درخواست از سوی دستگاه، پرونده از اداره‌ای به اداره دیگر (تقاعد) منتقل می‌شود؛ نوپایی مبحث بازنشستگی، عدم استقلال اداره در امور مالی، عدم وجود فرآیند‌های نظارتی دقیق، حاکمیت سیستم مبتنی بر اعتماد و تعداد کم بازنشستگان را می‌توان از ویژگی‌های مهم آن زمان دانست، ویژگی‌هایی که منجر به فشار کاری پایین در برقراری شده و دغدغه‌ها را به سمت دیگر مسائل سازمانی هدایت می‌کردند.

دوران دوم نیز «عصر تشکیل سازمان بازنشستگی کشوری» است. با تبدیل اداره کل به سازمان و استقلال دستگاهی آن فرآیند‌ها متحول و ساختار منسجم‌تری ایجاد می‌شود. صدور حکم به طور رسمی به‌عنوان یکی از وظایف سازمان تعریف شده و با توجه به اینکه حکم مبنای پرداخت حقوق است، اهمیت تأمین منابع مالی برجسته می‌شود. به دنبال افزایش توجهات به تأمین مالی، مسئولین سازمان نسبت به شفافیت در کسور دریافتی حساس شدند و نظارت بر این حوزه افزایش می‌یابد. صدور احکام در این دوران فرآیندی دستی دارد، دستگاه هنگام بازنشستگی طی نامه‌ای بازنشستگی فرد را به سازمان ابلاغ می‌کند و همراه با آن پرونده اشتغال فرد با کلیه مدارک (ریز و درشت) شامل مستندات هویتی، سوابق تحصیلی، احکام سالانه، مرخصی‌ها، ترک خدمت و... به وسیله پست برای سازمان ارسال می‌شود.

پرونده‌های فرسوده و آلوده، بایگانی‌های نمور زیرزمینی و بایگان‌های بیمار، مشکلات اطلاع‌رسانی به دستگاه‌ها (خصوصا واحد‌های زیرمجموعه در شهر‌های دور)، زمان‌بر بودن ارسال پرونده و بررسی مستندات و صدور حکم، هزینه بالای ارسال پرونده به تهران، رفت‌وبرگشت‌های متعدد پرونده میان سازمان و دستگاه به دلیل نقص مدارک از مهم‌ترین مشکلات این دوران به شمار می‌آیند. قالب حکم بازنشستگی توسط سازمان اداری و استخدامی تهیه و فرم آن توسط دستگاه‌ها تکمیل می‌شوند.

کارشناسان سازمان پس از انجام محاسبات و بررسی مستندات ارسالی در صورت تائید حکم را امضا و به مقام بالادستی (برای امضای نهایی) ارجاع می‌دهند. برقراری در این دوران چند ماه و در برخی موارد بیش از یک سال طول می‌کشد. علاوه بر مشکلات ارتباطی، ساختار اجرایی نیز کاملا مبتنی بر عملکرد فرد بود و بعضا به خاطر کم‌دقتی کارشناسان، پرونده چندین بار میان دستگاه و صندوق جابه‌جا می‌شود، حال اگر فردی در دوران اشتغال خود با چند دستگاه همکاری داشته باشد، سرنوشت صدور حکم او معلوم نبود چه می‌شد و چقدر زمان می‌برد.

دوران سوم را باید «عصر تحولات» نامید. مقطعی که می‌توان مهم‌ترین تحول آن را انتقال حساب‌ها از خزانه به سازمان برشمرد، اقدامی که با ایجاد استقلال اداری در امور مالی و امکان کنترل دریافت و پرداخت‌ها تأثیر شگرفی بر شفافیت مالی، محاسبات حقوق بازنشستگی و کوتاه شدن مدت برقراری داشت.

اما تغییرات این عصر محدود به این تحول نمی‌شود و ریشه آن را می‌توان در ساختار فکری نوین مدیریت ارشد سازمان پیدا کرد؛ تفکری که با دغدغه سازمانی و به دور از هرگونه سیاسی‌کاری به نیرو‌های زیرمجموعه اعتماد کرد و از شنیدن هر ایده‌ای که به پویایی سازمان بیانجامد، استقبال می‌کند.

به دنبال همین ایده‌پذیری، مرور خلاصه پرونده (پوشه پرونده) مطرح و مصوب می‌شود که دستگاه‌ها به جای ارسال کل پرونده، تنها مدارک ضروری را ارسال کنند (اینجا تقویت تعامل با دستگاه‌ها و اطلاع‌رسانی نقش ویژ‌های دارد). کارشناسان اجازه می‌گیرند تا در صورت اشتباه بودن رقم حقوق محاسبه‌شده توسط دستگاه (تا حد معینی) به جای برگرداندن پرونده، رقم را اصلاح کنند. در ادامه برای کاهش فشار کاری نمایندگانی از سازمان به دستگاه‌ها مأمور می‌شوند تا به جای ارسال صد‌ها پرونده به تهران، بررسی‌ها در محل انجام شوند. به مرور نمایندگی‌های استانی شکل می‌گیرند و ضمن کاهش ارتباطات اضافی و پرهزینه میان استان‌ها با تهران، متوسط مدت زمان برقراری به زیر یک هفته می‌رسد تا دوران طلایی خود را به ثبت برساند.

عصر چهارم، اما در ادامه تحولات شکل می‌گیرد. همکاری با سازمان برنامه و بودجه در ثبت اطلاعات روی نوار‌های مغناطیسی بزرگ آن زمان و ورود سیستم به بدنه سازمان (همزمان با تشکیل اولین نمایندگی‌ها)، تغییر کاربری و ایجاد شرکت تخصصی برای پشتیبانی امور کامپیوتری و نرم‌افزاری، تهیه برنامه پارادوکس به‌عنوان بایگان اطلاعات و بهبود اطلاع‌رسانی به دستگاه‌ها از دیگر ویژگی‌های این دوران است. پارادوکس پایه اطلاعاتی نظام جامع صدور احکام کنونی را ایجاد می‌کند.

یک طبقه از ساختمان صندوق به ثبت اطلاعات اختصاص می‌یابد و کارشناسان تحت نظارت سرگروه برای ثبت سیستمی مشغول می‌شوند. از خارج سازمان نیز نیروی کمکی به کار گرفته می‌شود و حتی دستگاه‌ها برای ثبت اطلاعات مراجعه می‌کنند. در این دوران، با تقویت زیرساخت‌های سخت‎افزاری و نرم‌افزاری ارتباط با استان‌ها بر مبنای ویندوز و بعد‌ها وب، شکل می‌گیرد. کمی بعدتر با ایجاد و تقویت نظام جامع صدور احکام، فرآیند صدور حکم سیستمی می‌شود، دوره‌های آموزشی برای کارشناسان صندوق و دستگاه‌ها برگزار می‌شود و دستگاه‌ها با دریافت نام کاربری امکان ثبت مستقیم اطلاعات را پیدا می‌کنند.

ویژگی دیگر سیستمی شدن صدور احکام در این دوران کنترل خطا‌های سیستمی است؛ تیمی از کارشناسان مشغول تبدیل قوانین و مقررات به کد‌های سیستمی می‌شوند تا نظام جامع احکام هوشمند خطا‌های انسانی را تا حد ممکن کاهش دهد. اگرچه برخی معتقدند این هوشمندسازی منجر به طولانی شدن مدت برقراری می‌شود و در برخی موارد لازم است انعطاف‌پذیری سیستم تقویت شود، اما مبنای قانونی و اتکای به شفافیت را می‌توان مهم‌ترین اصل این نظام دانست.

به گزارش اداره کل روابط عمومی و امور بین‌الملل صندوق بازنشستگی کشوری، در حوزه برقراری نیز اگرچه هوشمندسازی و توسعه تکنولوژی منجر به بهبود کلی فرآیند‌ها و نتایج شده است، اما هنوز فردمحوری ادامه دارد، برخی دستگاه‌ها و استان‌ها نیازمند تقویت مواردی از جمله نیروی انسانی خود هستند.

عصر سیستماتیک یا دوران کنونی، دورانی است که می‌توانست عناوینی، چون عصر مدرن و عصر نوین را بر سینه خود سنجاق کند؛ اما هنوز با این عناوین فاصله دارد و شاید بهتر باشد آن را «عصر پساتحول» نامگذاری کنیم. دورانی که از ظرفیت‌ها و فرصت‌های آن به طور کامل استفاده نشد تا برای دستیابی به عصر مدرن نیازمند تحولاتی دیگر از جمله تکمیل سیستم شاغلین و بهبود تبادل اطلاعات با نهاد‌های قانونی و سایر صندوق‌های مرتبط باشیم.