به گزارش گروه دانشگاه خبرگزاری دانشجو، مصطفی صالحی مدیرکل دفتر توسعه فناوری اطلاعات، امنیت و هوشمندسازی سازمان امور دانشجویان، ضمن اعلام این خبر گفت: امروزه با گسترش فعالیت‌ها، فرآیند‌های اداری و سازمانی اسناد کاغذی بسیاری تولید می‌شود. ضرورت حفظ و نگهداری فیزیکی و الکترونیکی این اسناد موجب به وجود آمدن بایگانی‌های وسیعی می‌شود که نگهداری از اسناد امری هزینه زا و پردردسر است. ضمن آن که یافتن یک سند در میان انبوه کاغذ و زونکن‌های تلنبار شده، کاری از پیش نخواهد برد جز اتلاف ساعت‌ها وقت که در برخی موارد نیز بی‌نتیجه است. در این بین فناوری اطلاعات راهکار‌های مناسبی برای حذف این چالش ارائه می‌کند که یکی از آنها بایگانی‌کردن الکترونیکی اسناد است.
وی با بیان اینکه با استفاده از فناوری اطلاعات برای پیشبرد دیجیتالی کردن سند‌های کسب و کار ضمن افزایش سطح ایمنی و دسترسی به آنها، امکان یافتن و جستجوی سریع‌تر در مدارک هر کجا و هر زمان میسر خواهد بود؛ تصریح کرد: در این سیستم تعداد فیلد‌های از قبل تعریف شده به ما کمک می‌کند که از روش جستجوی نامحدود بهره برده و با داشتن تنها تعداد محدودی فیلد، چون شماره سند، تاریخ و … سند مورد نظر خود را بیابیم. این موضوع سبب افزایش رشد خدمات و کیفیت و کارایی کارکنان و نحوه ارائه خدمات سازمان می‌شود.
دکتر صالحی اظهار کرد: سازمان امور دانشجویان با توجه ویژه به موضوع آرشیو دیجیتالی اسناد پس از تهیه و استقرار سامانه مورد نظر با قابلیت‌های لازم، از نیمه فروردین ماه ۱۴۰۳ در قالب تفاهم‌نامه‌ای با پژوهشگاه علوم وفناوری اطلاعات ایران (ایرانداک) با محوریت اداره کل منابع انسانی و پشتیبانی و نظارت فنی دفتر توسعه فناوری اطلاعات، امنیت و هوشمندسازی نسبت به مدیریت اطلاعات، دیجیتال‌سازی و ایجاد آرشیو الکترونیکی پرونده‌های دانشجویان اقدامات خود را آغاز نمود. از جمله اهداف این کار توسعه پایگاه اطلاعات و مدارک تحصیلی کشور با استخراج رکورد‌های اطلاعاتی در پرونده‌های مورد اشاره است.
مدیرکل دفتر توسعه فناوری اطلاعات، امنیت و هوشمندسازی بیان کرد: در فرایند اسکن اسناد، پس از آماده‌سازی اسناد و مدارک، نسبت به دیجیتال‌سازی، سازماندهی و ذخیره‌سازی اطلاعات متناسب با ساختاربندی مطابق با شناسه اختصاصی هر سند و پوشه‌بندی اطلاعات و متعاقب آن دروندهی داده‌ها و ایجاد پایگاه اطلاعات (با توجه ویژه به بارگذاری فراداده‌ها در روکش پرونده‌های اسکن شده) اقدام شده است.
وی خاطر نشان کرد: تا کنون عملیات اجرایی بالغ بر ۳۲ هزار پرونده از پرونده‌های دانش‌آموختگان خارج، دانش‌آموختگان داخل و دفتر امور حقوقی به اتمام رسیده است و پیش‌بینی می‌شود تمامی پروند‌های موجود در بایگانی سازمان در سایر ادارات نیز تا پایان آذرماه سال جاری اسکن و پوشه‌بندی شده و دروندهی داده‌های آنها نیز به پایان برسند.