به نقل از پایگاه اطلاع‌رسانی ریاست‌جمهوری، صالحی امیری رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران طی سخنانی در این نشست، بر لزوم انتقال کلیه اسناد و مدارک دستگاههای اجرایی به آرشیو ملی ایران تاکید کرد.
* صالحی امیری: انتقال اسناد و مدارک دستگاه های اجرایی به آرشیو ملی ضروری است
وی اظهارداشت: این سازمان به عنوان متولی قانونی می تواند اسناد دستگاهها را تحویل و سپس سازماندهی نموده و نسخه دیجیتال آن را در اختیار دستگاه متبوع قرار دهد.
مرتضی بانک معاون کل نهاد ریاست جمهوری نیز به عنوان سخنران بعدی اجلاس مدیران دبیرخانه های نظام اداری کشور گفت: در عصر شتابان اطلاعات گریزی از به کارگیری و همراهی با فناوری های نوین در راستای سرعت، سهولت و صرفه جویی در منابع و هزینه ها نیست.
* بانک: دستگاهها برای اجرای طرح سپاد همکاری کنند
وی ادامه داد: بخش عمده ای از اسناد گذشته نهاد ریاست جمهوری در اختیار سازمان ملی اسناد قرار گرفته است و این مسیر برای تحویل اسناد هموار شده است هرچند که مقاومت در برابر تغییر در این زمینه هم وجود دارد.
بانک، خواستار همکاری دستگاهها در زمینه اجرای طرح سامانه پیگیری و استعلام الکترونیکی دولت (سپاد) شد.
*معظم‌زاده: دبیرخانه کارآمد با افزایش کارآمدی دولت ارتباط تنگاتنگی دارد
عبدالخلیل معظم‌زاده معاون پشتیبانی و تحول اداری ریاست جمهوری نیز در این نشست گفت: دبیرخانه کارآمد با افزایش کارآمدی دولت ارتباط تنگاتنگی دارد اما باید ملاحظات دیوان محاسبات کشور در خصوص اسناد دارای بارمالی برطرف و به آن توجه شود.
وی با تاکید براینکه دبیرخانه گنجینه دستاوردهای سازمان است، تصریح کرد: دبیرخانه معبر اطلاعات و تصمیمات یک سازمان و پل ارتباطی با درون و برون سازمان است و می تواند نقش پیگیری مکاتبات را هم ایفا کند.
*ملایجردی: دبیرخانه یکپارچه و فرآیندمحور مورد نیاز است
حسین ملایجردی مدیرکل دبیرخانه مرکزی ریاست جمهوری و رییس اجلاس مدیران دبیرخانه های نظام اداری کشور نیز در این نشست ، خواستار کاربردی شدن و دمیده شدن روح خلاقیت و نوآوری در این اجلاس شد و گفت: باید ترتیبی اتخاذ گردد تا دستگاهها بتوانند به آسانی و سهولت روند مکاتبات خود را مورد پایش و ارزیابی قرار دهند و به همین دلیل دبیرخانه یکپارچه و فرآیندمحور مورد نیاز است که در این صورت دبیرخانه می تواند نقش مدیریت اطلاعات را ایفا کند.
وی به تحقق شعار "اطلاعات و مکاتبات مناسب، درزمان مناسب، برای کاربر مناسب اشاره کرد و گفت: با همکاری مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات ریاست جمهوری ترتیبی اتخاذ شده تا دفاتر پیشخوان دولت و دفاتر پستی کشور به شبکه اختصاصی دولت متصل شوند تا نامه های موسسات، افراد، شرکت ها و سازمان های مردم نهاد از این طریق به دستگاههای اجرایی ارسال شود.
غلامرضا عزیزی رئیس پژوهشکده اسناد نیز در ابتدای این نشست گزارشی را از پیشینه این اجلاس، تعداد اعضاء، برون دادها و پیامدهای مثبت اجلاس ارائه داد.
*افتتاح نمایشگاه مدیریت اسناد و اتوماسیون اداری
در حاشیه این اجلاس با حضور رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی، معاون پشتیبانی و تحول اداری ریاست جمهوری و مدیرکل دبیرخانه مرکزی ریاست جمهوری از نمایشگاه مدیریت اسناد و اتوماسیون اداری با هدف اطلاع از آخرین دستاوردها در زمینه راهبری مکاتبات رونمایی شد.
*تقدیر از دست‌اندرکاران برگزاری اجلاس مدیران دبیرخانه‌های نظام اداری کشور
در پایان این اجلاس که بیش از 200 نفر از مسئولان دبیرخانه و فناوری اطلاعات دستگاهها شرکت داشتند، از مجریان و دست‌اندرکاران برگزاری این اجلاس با اهدای لوح سپاس تقدیر به عمل آمد.