در این بخشنامه برای ارزشیابی کارکنان به موارد زیر اشاره شده است:
عوامل اختصاصی: محورها و اقداماتی هستند که برای تحقق برنامه‌های عملیاتی سالانه توسط ارزشیابی شونده در طول دوره ارزشیابی انجام می‌گردد و مورد ارزشیابی قرار می‌گیرند.
عوامل عمومی مدیریتی: نقش‌ها و مهارت‌های عمومی مدیریتی از جمله برنامه ریزی، اجرا، نظارت و ارزشیابی هستند که توسط ارزشیابی شونده(مدیر) در طول دوره ارزشیابی اجرا می‌گرددو مورد ارزشیابی قرار می‌گیرند.
عوامل عمومی پشتیبان: عواملی هستند که به عنوان پشتیبان موجب تسریع و تسهیل عملکرد ارزشیابی شونده در انجام برنامه های مورد توافق در طول دوره ارزشیابی می‌شود.
عوامل فرآیندی: شامل عوامل توسعه‌ای، عوامل رفتاری وتشویقاتی هستند که ارزشیابی شونده در طول دوره ارزشیابی از آنها برخوردار می‌گردد این عوامل عبارتند از:
عوامل توسعه‌ای: فعالیت‌هایی که فرد ارزشیابی شونده در جهت ارتقا سطح دانش و توانمندی برای بهبود عملکرد خود و سایر کارمندان واحد سازمانی تحت سرپرستی انجام می‌شدهد.
عوامل رفتاری: افعالی هستند که در طول دوره ارزشیابی توسط ارزشیابی شونده بروز پیدا می‌کند، این افعال براساس میزان انطباق آنها با انتظارات و معیارهای جامعه، سازمان و ارزشهای دینی مورد ارزشیابی قرار می‌گیرد.
تشویقات: تقدیرنامه‌های مرتبط با شغل هستند که ارزشیابی شونده به صورت مکتوب و رسمی از مقامات و مدیران مافوق در طول یک دوره ارزشیابی دریافت می‌کند.
دوره ارزشیابی: دوره ارزشیابی کارکنان وزارت آموزش و پرورش، سال تحصیلی است و ازسال تحصیلی 96-97 تمامی کارکنان وزارت متبوع با فرم‌های جدید 100 امتیازی مورد ارزیابی قرار گرفته و استفاده از فرم‌های ارزشیابی سنوات قبل وجاهت قانونی ندارد. مدیران و کارمندان باید در هر دوره ارزشیابی، حداقل شش ماه اعم از پیوسته یا منقطع به خدمت اشتغال داشته بانشد تا مورد ارزشیابی قرار گیرند. در غیر این صورت مدت مذکور وقفه تلقی شده و علت عدم تکمیل فرم ارزشیابی به صورت مکتوب در پرونده فرد درج می‌شود.
ارزشیابی شوندگان: مدیران و کارمندانی که در طی دوره ارزشیابی حداقل شش ماه به خدمت اشتغال دارند.
* حدنصاب ارزشیابی: حداقل امتیاز 50 برای کارمندان رسمی و 70 برای قراردادی‌ها
حدنصاب امتیاز ارزشیابی: حدنصاب مقرر در ارزشیابی سالانه برای مدیران و کارکنان رسمی عبارت از کسب حداقل 50 امتیاز از مجموع 100 امتیاز فرم ارزشیابی(موضوع ماده 1 آیین نامه اجرایی بند 3 ماده 48 قانون مدیریت خدمات کشوری) حدنصاب مقرر در ارزشیابی عملکرد سالانه برای کارمندان پیمانی و کارکنان قراردادی حداقل 70 امتیاز از مجموع 100 امتیاز فرم ارزشیابی می‌باشد.
* حیطه شمول فرم‌های ارزیابی
الف-معاونین سازمان‌های وابسته، مدیران کل، معاونین مدیرکل و مشاغل همتراز(مشاور وزیر و مشاور معاون وزیر) براساس فرم شماره(1) ارزشیابی می‌شوند.
ب- روسای گروه‌ها، ادارات و مشاغل همتراز، تمامی متصدیان مشاغل کارشناسی و متصدیان مشاغلی که در شرایط احراز رشته شغلی آنان، حداقل مدرک تحصیلی لیسانس پیش بینی شده است و شاغلین مشاغلی مانند: حسابدار، کتابدار، کارگزین و کارکنان سازمان دانش آموزی و کانون‌های فرهنگی و تربیتی، دارالقرآن، اردوگاه‌ها، مجموعه‌های ورزشی، مدیر اجرایی و کارشناس مسئول آزمایشگاه مرکزی، مدیر پژوهش سرا و ... براساس فرم شماره (2) ارزشیابی می‌شوند.
ج-مدیران دستگاه‌های اجرایی مستقر در مراکز استان‌ها و روسای ادارات شهرستان‌ها براساس فرآیند ذیل مورد ارزشیابی قرار می‌گیرند:
1.مقام مسئول(ارزشیابی کننده) در ستاد دستگاه، مدیرکل واحد استانی ذیربط را براساس فرم شماره(1) این دستورالعمل مورد ارزشیابی قرار می‌دهد.
2.مدیرکل استانی(ارزشیابی کننده) روسای ادارات شهرستانی را براساس فرم شماره(2) این دستورالعمل مورد ارزشیابی قرار می‌دهد.
3.استانداران و فرمانداران در پایان دوره ارزشیابی به ترتیب مدیران واحد استانی و روسای ادارات شهرستانی ذیربط را براساس فرم شماره(3) این دستورالعمل مورد ارزشیابی قرار می‌دهند.
4.نتیجه نهایی ارزشیابی عملکرد حداکثر تاپایان شهریورماه هر سال در بند (14) فرم شماره(3) درج و برای اداره کل امور اداری ستاد مرکزی دستگاه یا اداره کل استان ارسال می‌گردد.
د-مدیران و معاونین واحدهای آموزشی(مدیر آموزگار) مطابق فرم شماره(4) ارزشیابی می‌شوند.
هـ-برای ارزشیابی آموزگار، دبیر، هنرآموز، مدرس، مربی پرورشی، معلم راهنما، مراقب سلامت، معلم تربیت بدنی، مسئول خوابگاه، سرپرست آموزشی، سرپرست شبانه روزی، سرپرست بخش، متصدی آزمایشگاه، متصدی کارگاه، استادکار، مشاور، پزشک، کادر توانبخشی، مددکار و عناوین مشابه از فرم شماره 5 استفاده شود.
و-کارکنان پشتیبان(کادر خدماتی، راننده، باغبان، نگهبان، سرایدار، شبگرد، مسئول تأسیسات، آشپز، کمک آشپز و ...) مطابق فرم شماره (6) مورد ارزشیابی قرار می‌گیرند.
ارزشیابی‌کننده موظف است ضمن نظارت بر فعالیت‌های ارزشیابی شـونده و بـه منظـور آگـاهی از کیفیـت و میزان تلاش و کوشش وی در انجام وظایف محوله، عملکرد آنها را به طور مستمر و به دقت مورد بررسی قـرار داده و نقاط قوت و ضعف آنان را در فرم شماره 7 ثبت و حسب مورد، تدابیری برای تقویت عمکلرد خوب و نیز اقداماتی برای اصلاح و بهبود عملکرد ضعیف به عمل آورد. اطلاعات مندرج در این فرم می‌تواند مبنای خوبی برای ارزشـیابی دقیـق عملکرد و رفتار فرد باشد.مفاد فرم بررسی مستمر رفتار و عملکرد، حداقل هر سه ماه یک بار به اطلاع ارزشیابی شونده رسانده شود و به مدت یک سال پس از پایان دوره ارزشیابی به صورت محرمانه نزد ارزشیابی کننده نگه داری شود.
ارزشیابی‌کننده در طول دوره ارزشیابی با توجه به فرم‌های شماره 8 و9 یا به نحو مقتضی دیگر نظر مخاطبان ( ارباب رجوع، اولیاء و دانش آموزان) و همکاران را در مورد عملکرد و رفتار ارزشیابی‌شونده اخذ و در پایان دوره، مورد بهره برداری قرار می‌دهد.
در پایان دوره حداکثر تا 10 شهریور ماه، فرم ارزیابی اولیه که در ابتدای دوره ارزشیابی به رویت ارزشیابی‌شـونده رسیده و عوامل اختصاصی آن توافق گردیده به ارزشیابی شونده ارائه خواهد شد و او با توجه به عملکرد خویش در طول دوره و نتایج کمی مورد انتظار، فعالیت‌های انجام شـده در طـول دوره ارزشیابی را بـا ذکـر مسـتندات ثبت کرده و نظر خود را در ارتباط با درصد تحقق فعالیت‌های خویش در طول دوره ارزشیابی در بخـش مربوط به خود‌ارزیابی ثبت کند. ارزشیابی‌شونده موظف است مدارک و مستندات لازم را در ارتباط با فعالیت‌های خود را (گواهی دوره ضمن خدمت،تقدیرنامه و گواهی حضور در جلسات ) جهت بررسی و تعیین امتیاز به ارزشیابی‌کننده ارائه کند.
ارزشیابی کننده نیز در پایان دوره ارز شـیابی حـداکثر تـا 15 شـهریور مـاه براسـاس نتـایج ارزشـیابی سـایر منـابع، اطلاعات جمع‌آوری شده در طول دوره، شاخص‌های مندرج در فرم وحدود انتظـارات تعیـین شـده و مـدارک ارائه شده از سوی ارزشیابی شونده، عملکرد و رفتار ارزشیابی‌شونده را مورد ارزشیابی قرار داده و امتیاز هر عامل را با توجه به دامنه امتیاز مشخص شده در محل مربوط ثبت کند. ارزشیابی‌کننده پس از محاسبه امتیازات مکتسـبه از سـوی ارزشیابی‌شـونده و تاییـد فـرم توسـط تاییدکننـده امتیـاز ارزشیابی، نتایج ارزشیابی را در پایان شهریور ماه به اطلاع ارزشیابی‌شـونده مـی‌رسـاند و بازخوردهـای لازم را بـه وی و نتایج آن را در بند 10 ثبت و نهایتاً فرم‌ها و لیست امتیازات فضلی ارزشیابی را به امور اداری تحویل می‌دهد.
* نحوه اعتراض به نتیجه ارزشیابی
اگر کارمند به نتیجه ارزشیابی خود معترض باشد طی یک ماه از تاریخ رویت فـرم حـداکثر تـا پایان مهر ماه باید درخواست کتبی خود را با ارائه مسـتندات بـه اداره محـل خـدمت خـود تحویـل دهد. کمیتـه رسیدگی به شکایات ارزشیابی کارکنان اداره، موظف است حداکثر ظرف مدت 2 ماه تا پایان آذر ماه نتیجه بررسی را به صورت مکتوب به ذینفع اعلام کند. چنانچه ارزشیابی شونده به رای کمیتـه معتـرض باشـد حـداکثر تـا 15 روز پس از دریافت نظر کمیته می‌تواند اعتراض خود را به کمیته رسیدگی به شکایات ارزشیابی سطح بالاتر ارائه کند.
* نحوه ارزشیابی کارکنان شاغل در مدارس استعدادهای درخشان و استثنایی
ارزشیابی کارکنان شاغل در مدارس استعدادهای درخشان، استثنایی و نهضت سوادآموزی از نظر ارزشیابی‌کننده، تایید کننده و کاربرد نتایج، همانند مدارس عادی است. ارزشیابی روسای ادارات آموزشوپرورش برعهـده مـدیرکل آمـوزش و پـرورش اسـتان است و ارزشـیابی مدیرکل آموزش‌و پرورش استان توسط وزیر انجام می‌شود و برای سهولت و سرعت بخشیدن به امور این وظیفه قابل تفویض به افراد دیگر است ولی تایید کننـده فـرم ارزشـیابی مسـئولین اعـلام شـده بـه ترتیـب مـدیر کـل آموزش و پرورش استان و مقام عالی وزارت است.
افرادی که به صورت موظف در بیش از یک واحد آموزشی فعالیت می‌کنند، فرم ارزشیابی آنها در واحدی کـه بیشترین ساعت کاری را دارند تکمیل خواهد شد و چنانچه میزان ساعت کار در مدارس برابر باشد، مدیر واحد سازمانی اصلی، تکمیل فرم ارزشیابی فرد را برعهـده خوا هـد داشـت و مـدیران مـدارس دیگـر موظفنـد نحـوه عملکـرد و رفتـارکارکنان مورد اشاره را حداکثر تا 15 شهریور به صورت محرمانه به مدیر مدرسه تکمیل کننده فرم ارزشیابی اعلام کنند.
* ادامه فعالیت مشروط به کسب حداقل امتیاز از ارزشیابی
ادامه فعالیت نیروهای غیررسمی، پیمانی، قراردادی و حق التدریس منوط به اخـذ حـداقل 70 امتیـاز از فـرم ارزشیابی مربوط، نیاز واحد سازمانی، وجود اعتبار، تایید گزینش و عدم محکومیـت براسـاس مـاده 91 قـانون مـدیریت خدمات کشوری و تایید موضوع از طریق امور اداری است. افرادی‌که حدنصاب لازم را کسب نکنند، ادامـه خـدمت آنها بعد از اتمام زمان رسیدگی به شکایات و اعلام نظر قطعی امکان پذیر نخواهد بود.
* کاربردهای نتایج ارزشیابی
در راستای شایسته گرایی در تصمیمات اداری و مسیر خدمتی مدیران و کارمندان رسمی و پیمانی و کارکنان قراردادی و نیز برقراری ارتباط بین نظام ارزشیابی عملکرد و دیگر نظام‌های مدیریت منابع انسانی از نتیجه ارزشیابی عملکرد سالانه در موارد زیر استفاده می‌شود:
* استفاده از نتایج ارزشیابی در تغییر شغل
به منظور انطباق استعدادها و توانایی‌‌های ارزشیابی‌شوندگان با نیازمندی‌ها و الزام‌های مشاغل مورد تصدی و افزایش کارایی آنان ضمن رعایت سایر قوانین و مقررات، نتایج ارزشیابی در انتصاب به پست‌های بالاتر به شرح زیر مورد استفاده قرار می‌گیرد:
برای انتصاب مدیران به پست‌های بالاتر ضمن رعایت مقررات مربوط، کسب حداقل 85 امتیاز در ارزشیابی سالانه الزامی است.
واحد منابع انسانی در دستگاه، فهرست افراد فوق را به منظور اقدام مقتضی به امور اداری ارسال می‌کند، امور اداری دستگاه با کسب نظر از مقام مافوق واحدهای ذیربط نسبت به برنامه‌ریزی شغلی آنها اقدام خواهد کرد.
* استفاده از نتایج ارزشیابی در آموزش و توانمندسازی
الف : دورههای آموزشی شغلی: ارزشیابی شوندگانی که در عوامل اختصاصی عملکرد، حدنصاب امتیازات تعیین شده در جدول کاربرد نتایج ارزشیابی در تصمیمات اداری را کسب نکنند، باید در ابتدای دوره ارزشیابی بعد، دورههای آموزشی شغلی مربوط را در چارچوب نظام آموزش کارمندان و مدیران بگذرانند.
دورههای مدیریتی: ارزشیابی شوندگانی که در عوامل عمومی مدیریتی، حدنصاب امتیازات تعیین شده در "جدول کاربرد نتایج ارزشیابی در تصمیمات اداری" را کسب نکنند، باید در ابتدای دوره ارزشیابی بعد دورههای آموزشی مدیریتی مربوط را در چارچوب نظام آموزش کارمندان و مدیران بگذرانند.
دورههای عمومی: ارزشیابی شوندگانی که در معیار رفتار، حد نصاب امتیازات تعیین شده در "جدول کاربرد نتایج ارزشیابی در تصمیمات اداری" را کسب نکنند، باید در دوره ارزشیابی بعد، در دورههای آموزش عمومی مربوط به معیار در چارچوب نظام آموزش کارمندان و مدیران شرکت کنند. همچنین ارزشیابی شوندگانی که در عامل عمومی پشتیبان، حد نصاب امتیازات تعیین شده در "جدول کاربرد نتایج ارزشیابی در تصمیمات اداری" را کسب نکنند، باید در دوره ارزشیابی بعد در دورههای آموزش عمومی و نیز دورههای مدیریتی مربوط به معیار شرکت کنند.
* برخورداری از فرصت‌های آموزشی خارج از کشور
ارزشیابی شوندگانی که مجموع امتیاز ارزشیابی عملکرد آنها در سه سال متوالی یا پنج سال متناوب حداقل 85 باشد در معرفی به دورههای آموزشی خارج از کشور از اولویت برخوردار هستند.
بازخریدی: ارزشیابی‌شوندگانی که امتیاز ارزشیابی عملکرد آنها در سه سال متوالی یا چهار سال متناوب حدنصاب نمره ارزشیابی (50 امتیاز) را کسب نکنند در صورت نداشتن شرایط بازنشستگی بازخرید می‌گردند.
تمدید قرارداد کارمندان پیمانی وکارکنان قراردادی: کارمندان پیمانی و کارکنان قراردادی در صورت کسب حداقل 70 امتیاز از مجموع عوامل فرم ارزشیابی عملکرد قرارداد آنها با رعایت سایر قوانین و مقررات مربوط تمدید خواهد شد.