فرآیندهای سازمانی و اداری به سمت راحتی و جامع‌تر شدن پیش می‌رود

به گزارش گروه دانشگاه خبرگزاری دانشجو، منصور اسماعیل پور، پژوهشگر دانشگاه آزاد اسلامی همدان در دومین همایش ملی شهر الکترونیک که در دانشگاه آزاد اسلامی همدان برگزار شد، با توجه به فرآیند کاری در شهر الکترونیک، بیان داشت: شهر الکترونیک شهری است که در آن اداره امور شهروندان شامل خدمات و سرویس‌های دولتی و خصوصی بصورت آنلاین «online» و با کیفیت و ضریب ایمنی بالا انجام می‌گیرد.

وی با بیان اینکه این خدمات با استفاده از ابزار فناوری اطلاعات و ارتباطات و کاربردهای آن انجام می‌شود، افزود: در شهر الکترونیکی، تمام خدمات مورد نیاز ساکنان از طریق شبکه‌های اطلاع‌رسانی تأمین می‌شود و درصد خطای آنها بسیار پایین است.

پژوهشگر دانشگاه آزاد اسلامی همدان با تاکید بر اینکه در شهرالکترونیک نیازی به حرکت فیزیکی شهروندان برای دسترسی به خدمات دولتی و نهادهای خصوصی نیست، عنوان کرد: افراد مقاومت‌های زیادی درباره فرآیندهای اداری دارند که در این راستا باید ابتدا فرآیندهای سازمانی را بشناسیم و نقص‌های آن را بررسی کنیم.

اسماعیل پور با تاکید براینکه نخستین بخش توسعه، توسعه سازمانی است، بیان کرد: در این راستا باید به منظور ایجاد فرآیندهای الکترونیکی، افراد ناکارآمد و کارهای موازی را در سازمان حذف و سیستم بهینه ایجاد کرد.

وی با توجه به سیستم دبیرخانه‌ها و با بیان اینکه در گذشته این سیستم در سازمان‌ها، فرسایشی بود و پرونده و نامه‌ها در برخی موارد ناپدید می‌شد، گفت: اکنون این مشکل با راه‌اندازی سیستم اتوماسیونی رفع شده و افراد برای نخستین بار مدل منطقی را با مدل فیزیکی مقایسه و پایه الکترونیک را پایه گذاری کرده‌اند.

این پژوهشگر با تاکید براینکه هم اکنون فرآیندهای سازمانی و اداری به سمت راحتی و جامع تر شدن پیش می‌رود، افزود: باید بدانیم هر مدلی که تولید می‌شود نواقصی دارد که در این راستا باید کارها را مورد آزمون و خطا قرار داد تا مدل فرآیندی مناسب‌تر به دست آید.

وی با توجه به اینکه در شهر الکترونیک برخی فرآیندها باید به طور همزمان اجرا و برخی از فرآیندها برای ایجاد مدل مناسب باید حذف شود، ادامه داد: نگاه منطقی به فرآیندها سبب الکترونیکی شدن آنها می‌شود و این در حالی است که در جهان امروز تمام فرآیندها به این سمت حرکت می کنند.

پژوهشگر دانشگاه آزاد اسلامی همدان با تاکید براینکه با انجام فرآیند سالم و به صورت الکترونیکی نیاز به پیگیری مستمر توسط فرد نیست، عنوان کرد: متاسفانه در سیستم غیرالکترونیک فرسایشی، برخی کارها گم می شود و یا در روند اجرای آن اختلالی ایجاد می‌شود. به همین خاطر، تغییر این روند، جزو ملزومات سازمانی بوده است.