کارکرد‌های نظام کنترل داخلی

 

کنترل داخلی از نظر حسابرسان نیز حائز اهمیت بسیاری میباشد. زیرا حدود، نوع واجرای کنترل‌های داخلی بیش از هر موضوع دیگر، در تعیین روش‌های حسابرسی وحجم رسیدگی‌های حسابرس موثر میباشد و حسابرس مستقل پس از بررسی چگونگی کنترل داخلی میتواند نسبت به گستردگی رسیدگی‌ها جهت اظهار نظر نسبت به گزارش‌های مالی تصمیم لازم را اتخاذ نماید.

 

 

حتی اثر بخش‌ترین سیستم کنترل داخلی، تنها میتواند به واحد اقتصادی کمک کند تا به اهداف تجاری اساسی دست یابد. کنترل داخلی اثربخش میتواند مدیریت را به اطلاعاتی دربارة پیشرفت یا عدم پیشرفت در راستای تحقق اهداف مجهز کند، امّا نمی‌تواند رویداد‌ها یا پدیده‌های غیر قابل کنترل مانند سیاست‌ها یا برنامه‌های دولت، اقدامات رقبا یا شرایط اقتصادی را تغییر دهد. ولی برای دستیابی به اکثر اهداف مهم، به کار گیری کنترل‌های داخلی گریز ناپذیر است. به همین جهت، تقاضا برای سیستم‌های بهتر و برتر کنترل داخلی و گزارش عملکرد آن‌ها دائماً رو به افزایش است. با دقت نظر بیشتر میتوان دریافت که کنترل داخلی ابزاری مفید برای حل مشکلات بالقوه است. کنترل‌های داخلی تنها به حسابداری وامور مالی محدود نمی‌شود بلکه تمام واحد تجاری و فعالیت‌های آن را شامل میشود.

برداشت افراد از اصطلاح کنترل داخلی متفاوت است. این امر سردرگمی بازرگانان، قانون گذاران، تدوین کنندگان مقررات و دیگران را به دنبال دارد. این برداشت‌های ناهمگون وانتظارات متفاوت، مشکلاتی را برای واحد‌های اقتصادی به بار می‌آورد. چنانچه در قوانین، مقررات یا دستورالعمل‌ها واژه کنترل داخلی به کار رود بی آنکه تعریفی صریح و روشن از آن آورده شود آنگاه بر دامنه مشکلات افزوده میشود.

کنترل داخلی به صورت زیر تعریف میشود:

کنترل داخلی فرآیندی است که به منظور کسب اطمینان معقول (نسبی) از تحقق اهدافی که در پنچ گروه به شرح زیر دسته بندی می‌شوند، توسط هیئت مدیره، مدیریت و سایر کارکنان یک واحد اقتصادی برقرار می‌شود:

ـ. اثربخشی و کارآیی عملیات
ـ. قابلیت اعتماد گزارشدهی مالی
ـ. رعایت قوانین و مقررات مربوط
ـ. تشویق کارکنان به رعایت رویه‌های واحد تجاری و سنجش میزان رعایت رویه‌ها
ـ. حفاظت دارایی‌ها در برابر ضایع شدن، سوء استفاده و تقلب

این تعریف مفاهیم ذیل را به همراه دارد:

ـ. کنترل داخلی یک فرآیند است. کنترل داخلی، خود هدف و غایت نیست بلکه ابزاری برای دستیابی به اهداف است.
ـ. کنترل داخلی به دست کارکنان واحد اقتصادی و تمامی واحد‌های عملیاتی سازمان طراحی و اجراء میشود. کنترل داخلی فقط آمیزه‌ای بی روح از فرم‌ها و دستورالعمل‌ها نیست، بلکه مشارکت تمامی کارکنان واحد اقتصادی تمامی واحد‌های مربوط هر بخش را می‌طلبد.

ساختار کنترل داخلی شامل سیاست‌ها و روش‌هایی است که به منظور دستیابی به اهداف زیر صورت میگیرد.

۱-حفاظت دارایی‌ها در برابر ضایع شدن، سوء استفاده و تقلب
۲-افزایش دقت و قابلیت اتکای مدارک حسابداری و قابلیت اعتماد گزارش‌های مالی
۳- تشویق کارکنان به رعایت رویه‌های واحد تجاری و سنجش میزان رعایت رویه‌ها
۴- ارزیابی کارایی و سودمندی عملیات
۵- رعایت قوانین و مقررات مربوط

به طور خلاصه ساختار کنترل شامل کلیه اقداماتی است که بعمل می‌آید تا مدیریت اطمینان یابد هر چیزی به گونه‌ای که باید عمل می‌کند البته باید توجه داشت که هر چند کنترل‌های داخلی برای رسیدن به اهداف واحد تجاری لازم است ولی نمیتواند مدیریتی ضعیف و نالایق را به مدیریتی قوی و لایق تبدیل کند همچنین کنترل داخلی نمیتواند رویداد‌ها یا پدیده‌های غیرقابل کنترل مانند سیاست‌ها یا برنامه‌های دولت، اقدامات رقبا و شرایط اقتصادی را تغییر دهد بنابراین کنترل داخلی نمیتواند موفقیت یک واحد اقتصادی یا حتی تداوم حیات آن را تضمین کند کنترل‌های داخلی تنها به حسابداری و امور مالی محدود نمیشود بلکه تمام واحد تجاری و فعالیت‌های آن را شامل میشود.

برخورداری شرکت از یک نظام کنترل داخلی موثر، ضمن بهبود و ارتقای کارآیی و اثربخشی، به حفظ اعتبار و حسن شهرت آن میانجامد. موارد زیر از جمله کارکرد‌های نظام کنترل داخلی مؤثر است:

۱- بهبود نظارت و پاسخ گویی مناسب مدیریت و کمک به گسترش فرهنگ توانمندی کنترل داخلی؛
۲- کمک به فرآیند تصمیم گیری و اداره مؤثر موسسه؛
۳- بهبود سازوکار‌های مرتبط، جهت مدیریت مناسب ریسک‌های موجود در فعالیت‌های موسسه؛
۴- تقویت ساختار‌ها و فعالیت‌های کنترلی از جمله تفکیک وظایف، رعایت فرآیند اخذ مجوز‌ها و مصوبات، رفع مغایرت‌ها و بازبینی عملکرد عملیاتی؛
۵- بهبود اقدامات کنترلی جهت پیشگیری، شناسایی و اصلاح به موقع نارسایی‌ها از جمله اشتباهات، تخلفات و اختلاسها؛
۶- بهبود ارتباطات و گردش مناسب و به هنگام اطلاعات قابل اتکا، در میان تمامی سطوح موسسه؛
۷- بهبود و ارتقای نظام گزارشگری و اطلاع رسانی به موقع و قابل اتکای موسسه به اشخاص و مراجع ذیربط؛
۸- حصول اطمینان از پایبندی کلیه سطوح موسسه به قوانین، مقررات، الزامات نظارتی، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها و اجرای مؤثر آنها.

شاخص‌های وجود ضعف‌های عمده در کنترل‌های داخلی حاکم بر گزارشگری مالی عبارتند از:

۱- شناسایی هر گونه تقلب توسط مدیریت
۲- تجدید ارائه صورت‌های مالی (تعدیلات سنواتی)
۳- شناسایی تحریف‌های با اهمیت کشف نشده توسط کنترل‌های داخلی
۴- موثر نبودن کمیته حسابرسی

مخاطرات برقراری کنترل‌های داخلی ضعیف

۱- وقوع تحریف‌های مالی
۲- از دست رفتن وجوه و منابع
۳- ارایه اطلاعات مدیریتی نادرست یا نا بهنگام
۴- وقوع تقلب
۵- خدشه دار شدن شهرت عمومی
۶- عدم دستیابی به اهداف.

 

دکتر سعید صائمی استاد دانشگاه عضو انجمن حسابرسان داخلی ایران