به گزارش گروه دانشگاه خبرگزاری دانشجو، وحید سلوک، معاون آموزشی و پژوهشی دانشگاه صنعتی ارومیه ضمن ارائه گزارشی از فعالیت‌های این دانشگاه در زمینه مدیریت سبز و حذف نامه‌نگاری‌های فرآیند قبل از دفاع دانشجو از جمله نامه‌های ابلاغ داوران، نامه اعلام آمادگی برای دفاع و انجام تمام این موارد به صورت الکترونیکی، از بایگانی سخت‌افزاری پایان‌نامه‌ها در این دانشگاه در قالب سی دی‌های برچسب دار و دارای تأییدیه اساتید خبر داد و با اشاره به بروز رسانی نسخه‌های الکترونیکی کتابخانه این دانشگاه در سال ۹۶، گفت: به طور کامل آمادگی دریافت نسخه الکترونیکی پایان‌نامه از دانشجو را داریم.
وی با بیان اینکه اردیبهشت ماه از سوی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری نامه‌ای مبنی بر لزوم رعایت مدیریت سبز در دانشگاه به منظور صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و سایر موارد مرتبط با طبیعت دریافت کردیم، گفت: بر این اساس برآوردی در حوزه معاونت پژوهشی انجام داده و جلسه‌ای را در این رابطه برگزار کردیم.
سلوک توضیح داد: در جلسه فوق از همکاران خواستیم عنوان کنند که کدام موارد آسیب‌زننده به محیط زیست، قابل حذف است چرا که این مسئله فقط به مصرف کاغذ در پایان‌نامه محدود نمی‌شود، بلکه فرآیند دفاع خود مستلزم مستند شدن و ثبت در پرونده است. بر اساس برآوردی که انجام دادیم برای فرآیند اداری اعلام آمادگی برای دفاع از پایان‌نامه، حدود ۵۰ برگ مصرف می‌شود. همچنین زمانی که پایان‌نامه در مراحل نگارش و اصلاح است، ۳۰۰ برگ کاغذ مورد استفاده قرار می‌گیرد.
معاون آموزشی و پژوهشی دانشگاه صنعتی ارومیه با بیان اینکه با احتساب سه داور و اعضای جلسه دفاع، ۶۰۰ برگ دیگر کاغذ نیز در زمان چاپ و آماده‌سازی پایان‌نامه در مرحله دفاع مصرف می‌شود، خاطرنشان کرد: بنابراین حدود ۱۰۰۰ برگ کاغذ در فرآیندهای مختلف نگارش و آماده‌سازی یک پایان‌نامه تلف می‌شود.
سلوک افزود: این در حالی است که استفاده از کاغذ در دانشگاه فقط به پایان‌نامه‌ها مربوط نمی‌شود بلکه موارد متعدد دیگری از جمله سمینارهای دانشجویی، امتحانات و … نیز هستند که سعی کردیم ببینیم کدام یک از این موارد قابل حذف هستند.
وی اظهار کرد: بعد از مدتی شورای راهبردی مدیریت سبز در دانشگاه راه‌اندازی شد که در این شورا بودجه‌های خاصی به الکترونیکی کردن فرآیندها اختصاص یافته بود، ضمن آنکه ترتیبی داده شد که بتوان به اسناد الکترونیکی استناد قانونی داد یا به عبارتی به صورت قانونی مطرح کرد که بایگانی‌های لازم به صورت الکترونیکی صورت گرفته و دسترسی به اسناد الکترونیکی امکان‌پذیر است.
عضو هیأت علمی گروه مهندسی کامپیوتر دانشگاه صنعتی ارومیه گفت: در آن زمان بعضی فرآیندهای اداری کاغذی، به عنوان مثال تمامی نامه‌های ابلاغ داوران، آمادگی دفاع و … را حذف کردیم و دستور دادیم تمام این نامه‌نگاری‌ها تا زمان جلسه دفاع به صورت الکترونیکی انجام شود. همچنین به اساتید توصیه کردیم پایان‌نامه‌ها را در قالب فایل الکترونیکی دریافت کنند و اصلاحات را نیز روی همین فایل انجام دهند.
الزام به چاپ دو روی پایان نامه‌ها
سلوک ادامه داد: به داوران داخلی که از اعضای هیئت علمی دانشگاه خودمان و در جریان کارهای ما هستند، اعلام کردیم نسخه کاغذی دریافت نکنند، بلکه در حد امکان از نسخه‌های الکترونیکی استفاده کنند و نهایتاً با تبلت یا لپ‌تاپ خود سر جلسه دفاع حاضر شوند و از این طریق به مباحث مورد نظر اشاره کنند، که این اقدام نیز تا اندازه‌ای موفقیت‌آمیز بوده است.
وی تصریح کرد: انتظار مقاومت از سوی برخی گروه‌های دانشگاه را در قبال تصمیم دانشگاه مبنی بر حذف نسخه‌های کاغذی پایان‌نامه‌ها داشتیم. در عین حال چون دانشگاه صنعتی هستیم، تقریباً تمام رشته‌های موجود مرتبط با رشته‌های فنی و مهندسی بوده و می‌توانند تابع قوانین الکترونیکی باشند؛ بنابراین زودتر با این شرایط سازگار می‌شوند.
معاون آموزشی و پژوهشی دانشگاه صنعتی ارومیه یادآور شد: در بخشی از رشته‌ها این مورد پیش آمد که داوران خارجی که به کشور ما آمده بودند، با توجه به فرصت کمتری که در اختیار داشتند، ترجیح می‌دادند نسخه چاپی پایان‌نامه را دریافت کنند که با این موضوع مخالفتی نکردیم. تا آن زمان پایان‌نامه‌ها به صورت یک رو چاپ می‌شد و ما الزام کردیم آن‌ها را دو رو چاپ کنند تا حداقل در این نسخه‌ها کاغذ کمتری مصرف شود.
آمادگی برای دریافت نسخه الکترونیکی آثار
سلوک اضافه کرد: بنابراین زمانی که موضوع ممنوعیت چاپ کاغذی پایان‌نامه‌ها از سال تحصیلی آینده، طی نامه‌ای از سوی معاون آموزشی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری مطرح شد، بحث دقیقاً بر سر نسخه‌های چاپ صحافی شده نهایی بود که یک نسخه از آن باید تحویل استاد راهنما، یک نسخه تحویل کتابخانه و مرکز اسناد علمی و نسخه دیگر به و آموزش و تحصیلات تکمیلی دانشگاه تحویل داده می‌شد که البته این نسخه آخر را از پیش‌تر حذف کرده بودیم.
وی خاطرنشان کرد: نسخه کتابخانه و مرکز اسناد علمی هم به راحتی برای ما قابل حذف بوده چرا که نسخه الکترونیکی یا پی دی اف را می‌توان به راحتی از طریق کتابخانه دیجیتال در دسترس دانشجویان قرار داد.
معاون آموزشی و پژوهشی دانشگاه صنعتی ارومیه با اشاره به اینکه نسخه الکترونیکی پایان‌نامه را در قالب سی دی برچسب دار از دانشجو دریافت می‌کنیم، اظهار کرد: از این طریق، بایگانی سخت‌افزاری پایان‌نامه‌ها را هم انجام می‌دهیم. برای دانشجو برچسب استانداری را مشخص کرده‌ایم که بعد از رایت سی دی بر روی آن بزند و در نهایت نیز باید تأییدیه استاد بر روی سی دی وجود داشته باشد.
سلوک در رابطه با میزان ماندگاری آثار دانشجویان در قالب سی دی، خاطرنشان کرد: از سال ۱۳۹۰ گروه مهندسی فناوری اطلاعات که در این حوزه پیشرو بوده است، بایگانی الکترونیکی آثار موجود در کتابخانه و پایان‌نامه‌ها را در دستور کار قرار داد و بنا شد تا کتابخانه دانشگاه، پروژه‌هایی را که قرار است در دانشگاه ثبت شود، به صورت نسخه الکترونیکی دریافت کند.
وی اضافه کرد: بعد از سه سال در سال ۹۴ فعالیت گروه فناوری اطلاعات دانشگاه در این بخش را بازبینی کردیم و مسئول کتابخانه و مدیر گروه گزارشی از چگونگی وضعیت ارائه دادند. در سال ۹۶ نسخه الکترونیکی سازمان کتابخانه را به‌روز کرده و پرتال بهتری را راه‌اندازی کردیم که در این پرتال ظرفیت و نحوه دسترسی به نسخه‌های الکترونیکی بالا رفته، ضمن آنکه توانستیم طی فرآیندی تمامی سی‌دی‌ها را بلافاصله بعد از دریافت به بایگانی الکترونیکی کتابخانه منتقل کنیم.