جدیدترین تغییرات سامانه پژوهشیار دانشگاه آزاد اعلام شد

به گزارش گروه دانشگاه خبرگزاری دانشجو به نقل از دانشگاه آزاد، محمد علی‌اکبری مجری طرح پایش دانشگاه آزاد با اشاره به جدیدترین تغییرات اعمال شده در سامانه پژوهشیار گفت: پس از بررسی فنی سامانه پژوهشیار، ویژگی‌های جدیدی به سامانه افزوده شده که از جمله این تغییرات می‌توان به اتصال پژوهشیار به سامانه ساجد و روند جدید اختصاص ظرفیت اساتید اشاره کرد.

وی ادامه داد: اختصاص ظرفیت دانشجویان تحصیلات تکمیلی به اساتید، براساس آیین‌نامه جدید ظرفیت اساتید دانشگاه آزاد اسلامی خواهد بود. این آیین‌نامه دارای جنبه‌های جدیدی است که در آن ظرفیت اساتید به طور کلی برحسب مرتبه علمی و به طور سالانه دیده شده است. همچنین برای اساتیدی که اقدام به جذب دانشجو در قالب طرح پایش کنند، ظرفیت تشویقی در نظر گرفته شده است.

مجری طرح پایش دانشگاه آزاد اسلامی با بیان اینکه ظرفیت اعضای هیات علمی نوع (الف) و (ب) با یکدیگر متفاوت است، اظهار داشت: آیین‌نامه جدید، این امکان را به اساتید می‌دهد تا با رعایت برخی از شرایط و ضوابط خاص مندرج، تمامی ظرفیت خود را به دانشجویان دکتری تخصصی اختصاص دهند.

علی‌اکبری خاطرنشان کرد: در راستای اعمال این آیین‌نامه در سامانه پژوهشیار، لازم بود اطلاعات اعضای هیات علمی دانشگاه آزاد اسلامی، از سامانه ساجد به سامانه پژوهشیار منتقل شود. از اواخر سال گذشته، کار طراحی وب سرویس موردنیاز از سوی تیم توسعه سامانه ساجد انجام شد و طی چند ماه اخیر بار‌ها مورد بررسی و بازنگری قرار گرفت تا بیشترین تطابق با داده‌های سامانه پژوهشیار را داشته باشد.

وی افزود: همچنین در روند طراحی شده، اطلاعات دریافتی از سامانه ساجد به طور خودکار در پروفایل کاربری سامانه پژوهشیار درج می‌شود. این اطلاعات به طور خودکار برای اختصاص ظرفیت به اساتید استفاده می‌شود.

مجری طرح پایش دانشگاه آزاد اسلامی گفت: برای اساتید حق‌التدریس عضو هیات علمی و حق‌التدریس غیر هیات علمی، این امکان در سامانه ایجاد شده که بتوانند اطلاعات مورد نیاز را در پروفایل کاربری خود وارد کنند. در حال حاضر این امکان به ادمین‌های واحد دانشگاهی داده خواهد شد تا با رویت اطلاعات این دسته از اساتید بتوانند اطلاعات آن‌ها را مورد تایید/عدم تایید قرار دهند. در صورت تایید اطلاعات اساتید، سامانه به‌طور خودکار ظرفیت مورد نظر را به استاد اختصاص می‌دهد.

وی با بیان اینکه به منظور افزایش کارایی سامانه، مدیریت ظرفیت به اساتید سپرده شده است، گفت: اساتید در پنل «فعالیت‌های شما: مدیریت ظرفیت پذیرش دانشجو» می‌توانند ظرفیت‌های راهنمایی و مشاوره خود را برای مقاطع کارشناسی ارشد و دکتری تخصصی به طور جداگانه انتخاب کنند. طراحی و اجرای این روند، یکی از مهمترین خواسته‌های مدیران سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی و واحد‌های دانشگاهی بود، چراکه اساتید بهتر از هر فرد دیگری می‌توانند ظرفیت پذیرش دانشجوی خود را مدیریت کنند.

طراحی روند گردش کار دانشجویان غیرایرانی در سامانه پژوهشیار
علی اکبری طراحی روند گردش کار دانشجویان غیرایرانی در سامانه پژوهشیار را از دیگر تغییرات این سامانه عنوان کرد و افزود: با توجه به پذیرش تعداد قابل توجه دانشجوی غیرایرانی در مقاطع تحصیلی کارشناسی ارشد و دکتری تخصصی دانشگاه آزاد اسلامی و الزامات خاص این دسته از دانشجویان، با همکاری معاونت پژوهشی و امور بین‌الملل دانشگاه آزاد اسلامی واحد اصفهان (خوراسگان) روند‌های الزام دانشجویان کارشناسی ارشد و دکتری تخصصی در سامانه طراحی شده است.

وی ادامه داد: یکی از بزرگترین الزامات در این راستا، پیاده‌سازی نسخه دو زبانه سامانه پژوهشیار (فارسی/انگلیسی) بوده که طراحی این روند از اوایل تابستان سال جاری آغاز شده و اکنون به آخرین مراحل خود رسیده و پس از بررسی و اخذ تاییدیه نهایی، بر روی سرور اصلی سامانه راه‌اندازی خواهد شد.

برقراری وِب سرویس میان سامانه‌های سا‌ها و پژوهشیار
علی‌اکبری یکی دیگر از موارد اجرا شده در سامانه پژوهشیار را برقراری وب سرویس میان سامانه‌های پژوهشیار و سا‌ها است برشمرد و گفت: با استفاده از این وب سرویس، اطلاعات آزمایشگاهی دانشجویان تحصیلات تکمیلی که در سامانه سا‌ها ثبت شده، به سامانه پژوهشیار منتقل می‌شود.

روند خودکار ثبت تاریخ تصویب پروپوزال در سامانه پژوهشیار
وی با بیان اینکه ثبت تاریخ تصویب پروپوزال اشتباه یکی از رایج‌ترین مشکلات دانشجویان در سامانه پژوهشیار بود، تصریح کرد: دلایل زیادی برای درج اشتباه تاریخ تصویب پروپوزال دانشجویان در سامانه وجود داشت که مهمترین آن‌ها ثبت‌نام دیرهنگام دانشجویان در سامانه، رها کردن روند تکمیل پروپوزال توسط دانشجویان، عدم تنظیم به موقع صورتجلسات برای دانشجویان توسط مدیران گروه بود و هر یک از این موارد درنهایت برای دانشجویان مشکل ایجاد می‌کرد.

وی گفت: برای به حداقل رساندن این مشکلات، روند جدیدی برای درج خودکار تاریخ تصویب پروپوزال برای دانشجویان در نظر گرفته شد که در این روند، آخرین تاریخ تایید استاد راهنما و ورود پروپوزال دانشجو به کارتابل مدیر گروه، به عنوان تاریخ تصویب پروپوزال دانشجو ثبت می‌شود.

فعال‌سازی لودبالانسر برای سامانه پژوهشیار
مجری طرح پایش دانشگاه آزاد اسلامی فعال‌سازی لودبالانسر به منظور رفع کندی و قطعی سامانه را از دیگر تغییرات پژوهشیار عنوان کرد و ادامه داد: در زمان‌های پیک دفاع دانشجویان، به دلیل تعداد زیاد کاربران سامانه، فشار بسیار زیادی بر سرور سامانه وارد می‌شود و در برخی مواقع سبب کندی و یا قطعی موقتی سامانه می‌شود. چنین اتفاقی تاثیر مستقیم بر روی عملکرد کاربران سامانه داشت و از سوی دیگر فشار بسیار زیادی بر پشتیبانی فنی سامانه وارد می‌کرد.

وی افزود: برای برطرف کردن این مشکل، ضمن بهینه‌سازی‌هایی که به‌طور مستمر بر نرم‌افزار پژوهشیار انجام می‌شود، نصب و راه‌اندازی لودبالانسر در دستور کار قرار گرفت. در نهایت پس از چند ماه کار فنی و انجام هماهنگی‌های لازم، لودبالانسر سامانه پژوهشیار شهریور امسال با کمترین میزان خطا فعال شد.

فعال‌سازی پاسخگویی تیکت‌ها برای واحد‌های دانشگاهی
علی اکبری با اشاره به دیگر ویژگی افزوده شده به سامانه پژوهشیار، خاطرنشان کرد: بسیاری از درخواست‌های پشتیبانی مطرح شده در سامانه پژوهشیار، ارتباطی به پشتیبانی فنی سامانه ندارد، از جمله مواردی مانند درخواست فعالسازی ویرایش، پیگیری امور از گروه تحصیلی، دانشکده یا واحد دانشگاهی. این‌ها موارد هستند که باید توسط ادمین واحد دانشگاهی انجام شود.

وی گفت: در این راستا، محیط جدیدی برای ارجاع تیکت کاربران به واحد‌های دانشگاهی و پاسخگویی آن‌ها در سامانه طراحی شده و در حال حاضر به صورت پایلوت در واحد‌های علوم و تحقیقات، تهران مرکزی، شیراز، اصفهان (واحد خوراسگان) و نجف‌آباد در حال اجراست. پس از اطمینان از عملکرد درست سیستم جدید و رفع ایراد‌های احتمالی، این روند برای تمامی واحد‌های دانشگاهی فعال خواهد شد.

مجری طرح پایش دانشگاه آزاد اسلامی اضافه کرد: در این روند جدید، کارشناسان پشتیبانی سامانه پژوهشیار مستقر در سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی، به‌طور مستمر بر عملکرد واحد‌های دانشگاهی در پاسخگویی به تیکت‌ها نظارت خواهند داشت. مراجعه کمتر دانشجویان به واحد‌های دانشگاهی برای پیگیری امور برخی از روند‌های مرسوم و افزایش سرعت در انجام امور، از مهم‌ترین مزیت‌های سیستم جدید است.

طراحی بیش از ۵۰ گزارش‌گیری در سامانه پژوهشیار
وی با بیان اینکه سامانه پژوهشیار دارای بانک بزرگی از اطلاعات پروپوزال دانشجویان مقطع کارشناسی ارشد و دکتری تخصصی است، خاطرنشان کرد: اطلاعات بیش از ۲۰ هزار عضو هیات علمی دانشگاه آزاد اسلامی در این سامانه ثبت است که بانک اطلاعاتی بزرگی محسوب می‌شود.

علی اکبری اضافه کرد: با توجه به اهمیت این موضوع و نیاز بخش‌های مدیریتی سازمان مرکزی و واحد‌های دانشگاهی، تاکنون بالغ بر ۵۰ گزارش تهیه شده که از جمله مهمترین و پرکاربردترین آن‌ها می‌توان به گزارش از کد TC، گزارش از دانشجویان اساتید، گزارش از ظرفیت اساتید، گزارش واژگان کلیدی پروپوزال‌ها، گزارش عناوین پروپوزال، پایان نامه/رساله و گزارش جلسات پیش‌دفاع اشاره کرد. روند اصلاح گزارش‌های پیشین و تهیه گزارش‌های جدید امری است که به‌طور مستمر انجام می‌شود.

برقراری وِب سرویس میان سامانه‌های وادافا و پژوهشیار
مجری طرح پایش دانشگاه آزاد اسلامی برگزاری جلسات پیش‌دفاع متمرکز را یکی از بزرگترین تحولات دانشگاه آزاد اسلامی در مقطع دکتری تخصصی دانست و گفت: با توجه به برگزاری مجازی این جلسات، سامانه وادافا واحد الکترونیکی دانشگاه آزاد اسلامی، برای برگزاری این جلسات انتخاب شد و این نیاز به وجود آمد که اطلاعات دانشجویان و اساتید از طریق برقراری یک وب سرویس از پژوهشیار به سامانه وادافا منتقل شود. وب سرویس موردنیازد اوایل امسال طراحی شد و دوره‌های ۲،۳ و ۴ پیش‌دفاع با استفاده از این وب سرویس برگزار شد.

وی ادامه داد: در این وب سرویس، اطلاعات دانشجویان، اساتید و فایل‌های رساله دانشجویان به سامانه وادافا ارسال می‌شود. در قالب یک وب سرویس دیگر نیز نتایج حاصل از پیش‌دفاع دانشجویان از سامانه وادافا به پژوهشیار منتقل می‌شود، البته در حال حاضر تنها مدیران کل پژوهشی سازمان مرکزی دانشگاه آزاد به این صورتجلسات دسترسی دارند.

علی‌اکبری اعمال فیلتر نمره در سامانه پژوهشیار را به عنوان یکی دیگر از تغییرات اعمال‌شده در این سامانه معرفی کرد و گفت: برای تسریع عملکرد واحد‌های دانشگاهی در استخراج اسامی دانشجویانی که دفاع آن‌ها انجام شده است، فیلتر جدیدی با عنوان «موارد دارای نمره» و «موارد بدون نمره» برای پروپوزال‌ها/ پایان‌نامه در سامانه لحاظ شده است. واحد‌های دانشگاهی می‌توانند با اعمال این فیلتر‌ها و استفاده از فیلتر واحد، دانشکده و رشته، اقدام به استخراج اسامی دانشجویانی کنند که برای آن‌ها نمره درج شده است.